سيكرتارية تنفيذية

في إطار تعزيز الهيكل الإداري والتنفيذي، تعلن الشركة عن حاجتها إلى تعيين Executive Secretary يتمتع بكفاءة إدارية ورقمية عالية، وقادر على التعامل مع الأنظمة الإدارية، السوشيال ميديا، البنوك، والمراسلات الرسمية لدعم الإدارة العليا باحترافية كاملة.

نبذة عن الدور الوظيفي:

تقديم دعم إداري وتنظيمي متكامل للإدارة التنفيذية، يشمل إدارة المراسلات، الأنظمة الإدارية والمالية، التعامل مع البنوك، إدارة الحسابات الرقمية والسوشيال ميديا، وضمان انسيابية العمليات اليومية مع الالتزام الكامل بالسرية والدقة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنظيم وإدارة جداول مواعيد الإدارة التنفيذية والاجتماعات.

• إدارة البريد الإلكتروني الرسمي والرد على المراسلات باحترافية.

• إعداد وتجهيز المراسلات الرسمية، التقارير، والعروض التقديمية.

• العمل على أنظمة ERP والأنظمة الإدارية المختلفة وتحديث البيانات بدقة.

• إدارة وتنظيم الملفات والمستندات ورقيًا وإلكترونيًا.

• إدارة ومتابعة حسابات الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي والإنترنت.

• التعامل مع البنوك فيما يخص المعاملات الإدارية (إيداعات، سحوبات، متابعة مستندات، تنسيق).

• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد محاضر الاجتماعات.

• متابعة تنفيذ قرارات وتكليفات الإدارة العليا.

• التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان انسيابية سير العمل.

• استقبال الزوار والتعامل المهني مع الاتصالات الهاتفية.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة لا تقل عن سنتين في منصب سكرتارية تنفيذية أو دعم إداري.

• خبرة عملية في إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية.

• معرفة جيدة بأنظمة ERP أو القدرة على التعلم السريع.

• خبرة في التعامل مع حسابات السوشيال ميديا والمنصات الرقمية.

• خبرة سابقة في التعامل مع البنوك أو المعاملات البنكية الإدارية.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office.

• مستوى جيد في اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة).

• مهارات تنظيم عالية وقدرة على إدارة الوقت وتعدد المهام.

• التزام تام بالسرية والدقة والانضباط المهني.

• مظهر لائق ولباقة في التعامل.

معايير التقييم والأداء (KPIs):

• دقة وسرعة إدارة المراسلات البريدية والإلكترونية.

• الالتزام بمواعيد الإدارة والتنظيم اليومي للاجتماعات.

• جودة وتنسيق التقارير والمستندات المقدمة.

• دقة إدخال وتحديث البيانات على أنظمة ERP.

• كفاءة إدارة الملفات والمستندات.

• الالتزام بالسرية التامة.

• سرعة الاستجابة وتنفيذ تكليفات الإدارة.

• الاحترافية في التعامل مع البنوك والجهات الخارجية.